Privacyverklaring voor sollicitanten van Gunvor Petroleum Rotterdam B.V.

Inleiding

Wij willen als organisatie aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voldoen. Ook vinden wij het belangrijk om u als sollicitant informatie te geven over:

• de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• de manier waarop wij dat doen;
• de verstrekking van gegevens aan anderen binnen of buiten Europa;
• hoe lang wij uw gegevens bewaren en;
• hoe wij deze gegevens beveiligen.

Daarnaast willen wij u via deze privacyverklaring informeren over uw rechten. Tot slot willen wij u laten weten bij wie u terecht kunt met vragen, verzoeken of klachten. Wij vragen u deze informatie goed door te lezen.

Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor u betekent dit dat die informatie direct over u gaat of deze informatie naar u te herleiden is. Dit kan bijvoorbeeld over uw naam, geboortedatum en adres gaan, maar ook uw personeelsnummer, zakelijke e-mailadres of zakelijke telefoonnummer is een persoonsgegeven.

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met uw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Dit is dus een heel ruim begrip.

Handelingen die er in ieder geval onder vallen, zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Gronden waarop wij volgens de wet uw gegevens mogen verwerken

Wij verwerken uw gegevens om een of meerdere van de volgende redenen. Deze zijn in de wet genoemd:

• de gegevens zijn nodig om te kunnen beslissen of wij een arbeidsovereenkomst met u willen aangaan;
• de gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de arbeidsovereenkomst;
• wij hebben uw duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor bepaalde handelingen.

De gegevens die wij van u verwerken

Wij verwerken alleen de volgende gegevens van u:

• uw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met u te kunnen communiceren, zoals uw e-mailadres;
• gegevens over door u gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
• gegevens over de functie waarnaar u solliciteert;
• gegevens betreffende de aard en inhoud van uw huidige baan, en gegevens over de beëindiging van die huidige baan;
• gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die u hebt gehad en over de beëindiging van die banen;
• andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door u zijn verstrekt of die u bekend zijn;
• andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

• de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
• de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
• de uitvoering of toepassing van een wet.

Doorgifte van uw persoonsgegevens

Wij gebruiken uw persoonsgegevens in principe alleen voor onszelf (de eigen bedrijfsvoering) in het kader van het sollicitatietraject. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de doelen waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Het kan in sommige gevallen nodig zijn om uw gegevens door te geven aan anderen, zoals aan een partij die namens ons gegevens verwerkt.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (de zgn. ‘verwerkers’), sluiten wij (voor zover dit nodig is) verwerkingsovereenkomsten. Dit doen we zodat is vastgelegd dat zij deze gegevens ook goed beveiligen en zij tijdig melding bij ons moeten doen bij een (vermoeden van een) datalek.

Het bewaren van uw persoonsgegevens

Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Voor zover die er zijn nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).

Het beveiligen van uw persoonsgegevens

De beveiliging van uw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Wij stellen dit ook periodiek bij wanneer dit nodig is.

Uw rechten

U hebt op grond van de AVG het recht om ons ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van u verwerken te vragen om:

• inzage in uw gegevens;
• een kopie van uw gegevens;
• informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens (hiertoe dient dan ook deze privacyverklaring;
• informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt (let wel: u kunt niet een assessmentsverslag laten corrigeren als u het daarmee oneens bent.);
• onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt;
• in bepaalde gevallen om uw gegevens te laten verwijderen;
• in bepaalde gevallen om de gegevens die wij van u verwerken te laten “beperken” (let wel: wij streven er naar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie));
• in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens;
• als u toestemming hebt gegeven voor het gebruik van uw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens;
• als u de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door u zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van uw gebruik van ons HR-systeem) en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens digitaal worden verwerkt: om uw gegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze gegevens op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
• een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. We stellen het in dit geval wel op prijs als u eerst contact met ons opneemt om te kijken of we uw klacht kunnen oplossen.

Als u een beroep wilt doen op uw rechten, kun u contact opnemen met de contactperso(o)n(en) die in deze privacyverklaring genoemd worden. Als wij goede redenen hebben om uw verzoek te weigeren, zullen wij toelichten waarom dit zo is.

Contactperso(o)n(en)

Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

Email : GPR.HR@gunvor-nederland.nl

Datum en aanpassing van de privacyverklaring

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij u daarvan op de hoogte brengen.
Deze privacyverklaring gaat in op 24/05/2018.